3 bước để tránh công việc quá tải

Khi chúng ta có quá nhiều việc phải làm, chúng ta sẽ như bị đông cứng lại. Một kế hoạch thiết thực sẽ làm nhiệm vụ “phá băng”.

Tác giả bài viết Peter Bregman là CEO của công ty Bregman Partners, một công ty tư vấn quản trị toàn cầu. Ông là tác giả cuốn sách: Điểm B - Cẩm nang nhỏ để dẫn dắt những thay đổi lớn.

Nói chung, tháng 9 luôn là một tháng khó khăn: Tôi phải bắt nhịp lại công việc sau kỳ nghỉ hè vì các khách hàng và dự án cũng bắt đầu khởi động lại. Những ngày lễ của người Do Thái cũng khiến số ngày làm việc của tôi giảm đi,  và tôi dành thêm thời gian cho con cái vì chúng đang chuẩn bị bước vào cấp học tiếp theo.

Nhưng năm nay mọi thứ còn trở nên tồi tệ hơn. Ba dự án thiết kế và xây dựng các tiện ích, xem lại phần nhà xuất bản đã biên tập cuốn sách mới, chuẩn bị và trình bày một bài nói chuyện, tất cả chỉ trong một tháng. Tất nhiên còn cả mục viết blog hàng tuần của tôi nữa.

Mọi chuyện rất rõ ràng: Tôi không phàn nàn gì cả. Tôi cảm thấy may mắn một cách đáng ngạc nhiên khi được bận rộn làm những việc mình thích. Tuy nhiên, cũng có thể coi là tôi đang bị quá tải.

Và đây là phần điên rồ của câu chuyện: Tôi mới chỉ dành hai ngày gần đây cố gắng làm việc mà không thực sự làm việc. Tôi bắt đầu với một việc gì đó nhưng rồi lại bị xao nhãng vì Internet. Hoặc do một cú điện thoại. Hoặc một bức thư điện tử. Hay thậm chí là bởi một đoạn phim trên mạng vô giá trị. Trên thực tế, tại thời điểm tôi cần đạt hiệu quả cao nhất, tôi lại trở nên kém hiệu quả hơn bao giờ hết.

Bạn có thể cho rằng mọi chuyện phải ngược lại thì mới đúng, đó là khi chúng ta có nhiều việc phải làm, chúng ta sẽ làm việc rất năng suất để hoàn thành những công việc đó, và đôi khi chuyện đó cũng xảy ra.

Nhưng khi chúng ta có quá nhiều việc phải làm,chúng ta sẽ như bị đông cứng lại. Cứ xoay tròn không một chút sức lực, chúng ta tiến nhanh nhưng không đạt được bước tiến nào đối với những thứ đang tạo ra áp lực cho chúng ta. Bởi khi có quá nhiều thứ cạnh tranh nhau để được ta chú ý, chúng ta không biết phải bắt đầu từ đâu và  vì thế chúng ta chẳng bắt đầu gì cả.

Sheena Iyenga, giáo sư quản lý tại Trường kinh doanh Đại học Columbia, đã thực hiện một nghiên cứu tuyệt vời: bà mời một nhóm mẫu sáu loại mứt khác nhau có sẵn để bán và mời một nhóm khác hai mươi tư loại mứt mẫu, gồm cả sáu loại mứt thuộc nhóm thứ nhất. Bạn có thể nghĩ rằng nhóm được thử hai mươi tư loại mứt sẽ có nhiều khả năng mua một loại nào đó hơn. Nhưng kết quả là ngược lại. Khả năng những người trong nhóm thử sáu loại mứt thực sự mua một hộp mứt cao hơn hẳn mười lần so với nhóm còn lại.

Khi càng có nhiều lựa chọn, chúng ta càng khó đưa ra được một lựa chọn duy nhất, và vì thế cuối cùng chúng ta chẳng chọn gì trong số đó cả. Đó là điều xảy ra khi chúng ta có quá nhiều việc phải làm. Chúng ta lâm vào  tình trạng quá tải và không làm bất cứ chuyện gì.

Trong những ngày vừa qua, tôi đã thử nhiều cách khác nhau để thoát ra khỏi tình trạng này, và đây là những biện pháp có tác dụng đối với tôi:

Trước tiên, dành khoảng vài phút để viết ra một mảnh giấy tất cả những việc mình phải làm. Nên cố không dùng công nghệ để làm việc này. Tại sao ư? Tôi không chắc lắm, nhưng đôi khi việc viết ra giấy, sau đó gạch bỏ, tạo ra động lực để thực hiện.

Thứ hai, dành khoảng 15 phút, không hơn, tìm ra những nhiệm vụ thực hiện nhanh và dễ dàng nhất, càng nhiều càng tốt. Ví dụ như gọi điện thoại nhanh. Gửi các thư điện tử ngắn gọn. Đừng lo lắng rằng liệu đó có phải những nhiệm vụ quan trọng nhất trong danh sách của bạn hay không. Bạn đang chuyển động. Mục đích là gạch bỏ càng nhiều mục càng tốt trong danh sách của bạn trong thời gian ngắn nhất. Nên dùng đồng hồ để giúp bạn tập trung hơn.

Thứ ba, khi đã hết 15 phút, tắt điện thoại, đóng tất cả các cửa sổ trên màn hình máy tính và chọn lấy một nhiệm vụ khó khăn nhất trong danh sách của bạn, nhiệm vụ luôn gây áp lực nhiều nhất hoặc cần ưu tiên hàng đầu. Rồi tiếp đó hãy thực hiện nhiệm vụ đó và chỉ nhiệm vụ đó mà thôi - không chần chừ hay xao lãng  - trong khoảng 35 phút.

Khi đã hết 35 phút, tạm nghỉ khoảng 10 phút rồi lại bắt đầu quá trình làm việc kéo dài một tiếng đồng hồ, bắt đầu với 15 phút thực hành nhanh.

Trong cuốn Bird by Bird (Từng chú chim một), tác giả Anne Lamort viết: "Ba mươi năm trước, anh trai tôi, khi đó mới mười tuổi, đã cố viết một báo cáo về các chú chim trong vòng ba tháng. Và ngày hôm sau là đến hạn hoàn thành. Chúng tôi khi đó đang ở trong cabin của gia đình ở Bolinas, anh tôi đang ngồi bên bàn bếp gần như sắp khóc, xung quanh đầy những giấy tờ, bút chì và những cuốn sách về chim chóc vẫn chưa mở ra, dường như anh bất động trước khối lượng đồ sộ nhiệm vụ phải hoàn thành. Rồi bố tôi ngồi xuống bên anh, choàng tay qua vai anh và nói: "Anh bạn nhỏ, từng chú chim một. Hãy xem từng chú chim một."

Thế đấy. Từng chú chim một, bắt đầu từ những chú chim dễ nhất để bạn có thể cảm thấy mình hoàn thành được nhiệm vụ và sau đó thực hiện nhiệm vụ khó khăn hơn để có được sự tập trung nghiêm túc và giảm mức độ áp lực. Tất cả đều là việc sắp xếp thời gian.

Làm việc trong một khung thời gian cụ thể và có giới hạn là điều quan trọng vì việc chạy đua với thời gian buộc chúng ta phải tập trung. Khi những áp lực của chúng ta được trừa tượng hóa, chúng sẽ bị khuếch tán và khó kiểm soát. Viêc dùng một khung thời gian ngắn thực sự làm tăng áp lực nhưng nó giữ cho những nỗ lực của chúng ta được cụ thể hóa và chuyên biệt hóa vào việc thực hiện một nhiệm vụ duy nhất.

Điều này sẽ làm tăng áp lực tốt, tạo động lực, giảm áp lực xấu và gây mất bình tĩnh. Đám mây mù quá tải sẽ được xua  tan, đưa chúng ta tiến bước.

Trên thực tế, tôi nhận thấy rằng khi cá nhân tôi thường làm việc trọn vẹn trong ít nhất 35 phút, khi đó tôi đã đi được đến giữa đường. Tuy vậy, dù rất muốn, nhưng tôi không bỏ qua 15 phút thực hiện những nhiệm vụ dễ dàng và nhanh chóng. Khi đồng hồ báo hết giờ, tôi cũng dừng lại và ngay lập tức chuyển sang làm nhiệm vụ khó khăn.

Liệu tôi có còn bị áp lực? Chắc chắn là có. Nhưng còn cảm giác quá tải thì sao? Đã giảm đi rất nhiều. Bởi vì tôi đã gạch bỏ được vài thứ trong danh sách nhiệm vụ của tôi, cảm  thấy bản thân đã đạt được một số kết quả ở những nhiệm vụ dễ và cả những nhiệm vụ khó, từng nhiệm vụ một.

Phương Hà dịch

Nguồn: Diễn đàn VNR500