Duy trì kế hoạch kinh doanh linh hoạt

Một kế hoạch kinh doanh thực sự đáng giá là kế hoạch phải cùng phát triển với công ty của bạn và vẫn còn phù hợp khi bất ổn diễn ra.

Mọi người lập các kế hoạch kinh doanh với tất cả mọi lý do: để thu hút vốn, đánh giá sự tăng trưởng trong tương lai, xây dựng mối quan hệ đối tác hoặc để định hướng phát triển.

Tuy nhiên, phần lớn những kế hoạch này thường trở nên lỗi nhịp ngay từ khi được in ra.

Quá trình kinh doanh vận động rất nhanh: các đặc trưng của sản phẩm lạc hậu, đối thủ cạnh tranh mới xuất hiện hoặc môi trường kinh tế thay đổi. Khi những thay đổi này diễn ra, rất nhiều người chỉ đơn thuần vứt bỏ kế hoạch kinh doanh của mình.

Một kế hoạch kinh doanh thực sự đáng giá là kế hoạch phải cùng phát triển với công ty của bạn và vẫn còn phù hợp khi bất ổn diễn ra.

Dưới đây là một vài phương pháp để chắc chắn rằng kế hoạch của bạn linh hoạt và hữu ích, các phương pháp do hai nhà nghiên cứu Patricia Greene và William Sahlman phát triển. Patricia Greene là giáo sư về kinh doanh tại trường Babson và đồng tác giả của cuốn Sự phát triển của hệ sinh thái kinh doanh tại các trường đại học. William Sahlman là tác giả cuốn Làm thế nào để viết một kế hoạch kinh doanh xuất chúng.

Tập trung vào tài sản lớn nhất của bạn

Với nhiều doanh nghiệp mới khởi nghiệp, con người là tài sản quan trọng nhất. Và, theo Sahlman, đó là điều đầu tiên các nhà đầu tư tìm kiếm trong một công ty. Ông nói: "Con người đưa ra các quyết định, các kế hoạch thì không."

Greene nhắc lại luận điểm này: "Đó là việc: Bạn có thể làm được điều này không? Bạn có thể thực hiện việc đó không?" Giá trị được tạo ra khi có đúng người nắm giữ đúng cơ hội và kế hoạch của bạn cần phải mô tả được điều này.

Hãy mô tả những nét nổi bật của những người quan trọng nhất trong kế hoạch. Hãy chắc rằng bạn có thể nói rõ tại sao họ lại là những người có đủ khả năng thực hiện việc kinh doanh này đến cùng: trước đây họ có từng làm việc này không? Họ có tài năng đặc biệt nào không?

Với một số doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp đã tạo dựng được tên tuổi, một công nghệ hay một phát kiến có thể quan trọng hơn là nguồn nhân lực.

Khi đó lời khuyên này vẫn được áp dụng. Hãy tập trung vào bất kể điều gì giá trị nhất mà bạn có.

Mô tả thử nghiệm

Bắt đầu một công việc kinh doanh chính là việc thử nghiệm và mắc lỗi. Những người đọc kế hoạch kinh doanh của bạn không hy vọng bạn phải mô tả tất cả mọi điều một cách rõ ràng, đặc biệt là khi mới bắt đầu khởi nghiệp.

Thay vào đó, kế hoạch của bạn cần phải mô tả phương pháp tốt nhất để làm và/hoặc bán sản phẩm dịch vụ của bạn như thế nào. Sahlman nói: "Mục tiêu của bạn là mô tả hướng đi và một loạt các thử nghiệm có cơ cấu tốt để xem bạn nên làm gì tiếp theo. Kế hoạch tốt nhất không phải là kế hoạch nói rằng "chúng tôi sẽ làm x, y và làm theo trật tự sau, mà là kế hoạch nói rằng: "đây là những gì chúng tôi định làm để chỉ ra điều gì phải làm tiếp theo và đây là những người sẽ thực hiện những điều đó bởi vì họ đã từng làm những điều như vậy."

Tính đến đánh giá rủi ro và dự phòng

Bất cứ doanh nhân nào cũng sẽ nói với bạn rằng cơ hội để mọi việc có thể diễn ra theo kế hoạch là bằng không. Một cách để giữ cho kế hoạch của bạn linh hoạt là tính đến các đánh giá rủi ro.

Rất nhiều công ty thực hiện điều này trên quy mô lớn, điều này cũng rất quan trọng với những công ty mới thành lập. Sahlman cho rằng kế hoạch cần phải mô tả được tư duy có điều kiện và vạch ra được những dự định kiểm soát, ứng phó với những rủi ro khác nhau liên quan tới việc kinh doanh như thế nào.

Dĩ nhiên để đề ra tất cả các phương án là điều không thực tế, hoặc thậm chí là không thể thực hiện được. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc đưa ra khả năng ứng phó với các điều kiện khi chúng thay đổi.

Khai thác các định dạng khác nhau

Có những lúc bạn cần phải sử dụng một định dạng nhất định cho kế hoạch của bạn. Ví dụ, một ngân hàng hoặc một công ty tài chính mạo hiểm có thể yêu cầu bạn đưa những mục cụ thể vào kế hoạch của bạn và tôn trọng một cơ cấu nhất định.

Nhưng may thay trong hầu hết mọi trường hợp, bạn sẽ không bị bắt buộc phải theo một khuôn mẫu nào cả, và cả Sahlman và Greene đều xét đến những giải pháp ít khuôn mẫu hơn, ví dụ như một bài thuyết trình theo kiểu Powerpoint hoặc một bảng các chỉ số theo dõi công việc kinh doanh.

Sử dụng định dạng được sắp xếp hợp lý có thể hiệu quả về sau nếu (và khi) bạn cần viết một bản kế hoạch kỹ lưỡng. Mở rộng, diễn giải trên cơ sở các tiểu tài liệu thường vẫn hiệu quả hơn cô đọng, đúc kết một tài liệu lớn.

Thường xuyên xem lại kế hoạch

Theo Greene, cho dù bạn sử dụng định dạng nào thì việc thường xuyên đánh giá lại kế hoạch cũng rất quan trọng. GS viết: "Những người có thể làm tốt việc này là những người có kế hoạch xem xét đánh giá nó."

Thường xuyên viết lại và cập nhật kế hoạch của bạn. Nếu bạn đang làm việc với người khác, bạn có thể giao trách nhiệm những phần khác nhau cho những người khác nhau, mặc dù với tư cách là chủ doanh nghiệp hoặc người đứng đầu việc kinh doanh, bạn cần phải đảm bảo chắc chắn rằng tất cả mọi việc đều phù hợp với nhau.

Thường xuyên xem xét, đánh giá lại kế hoạch cũng là cơ hội cho bạn biết rõ việc kinh doanh đang tiến triển phù hợp với kế hoạch ban đầu như thế nào.

Nguyễn Tuyến dịch - Theo: Harvard Business Review
Nguồn: Diễn đàn VNR500