Làm thế nào để có thêm 1 giờ nữa trong ngày?

Ai trong chúng ta cũng kêu quá bận rộn và thiếu thời gian, nhưng thực tế có phải như vậy?

Bạn sẽ làm gì nếu có thêm 1 giờ? Nghe có vẻ như một chi tiết "đưa chuyện làm quà" trong một vở hài kịch lãng mạn phải không? Nhưng thực tế đây đúng là cơ hội mà nhiều người thường nhận được vào thời điểm này mỗi năm.

Đó là tôi đang nói đến hiện tượng chuyển từ chế độ Giờ mùa hè sang chế độ Thời gian chuẩn bằng cách vặn ngược kim đồng hồ về sớm 1 tiếng (Đó là hiện tượng mùa hè ngày dài hơn và mùa đông ngày ngắn hơn như câu ca dao của ông cha ta: Đêm tháng năm chưa nằm đã sáng, Ngày tháng 10 chưa cười đã tối - ND).

Tôi phải nói trước rằng đó thực ra không phải là một giờ "cộng thêm" đâu. Bạn phải trả lại số giờ đó vào mùa xuân, và nó cũng không ảnh hưởng gì tới tuổi thọ của bạn cả. Tuy vậy, thiết nghĩ cũng nên cân nhắc xem chúng ta nên làm gì với số thời gian thêm, bởi một trong những mối quan tâm thường xuyên nhất của các nhà quản lý là "không có đủ" thời gian.

Cách đây mấy năm, tôi cùng Robert H. Schaffer có viết một bài báo cho HBR về vấn đề tại sao các nhà quản lý lại làm lãng phí thời gian. Trong bài báo này, chúng tôi có nhắc đến một câu hỏi từng được đặt ra cho rất nhiều nhà quản lý:

"Giả sử vị chủ  tịch công ty bạn yêu cầu bạn thực hiện một nhiệm vụ đặc biệt cho bà ta. Nhiệm vụ này sẽ chiếm mất 1 ngày mỗi tuần, còn với số thời gian còn lại, bạn vẫn phải tiếp tục làm các công việc hàng ngày của mình. Liệu bạn có chấp nhận thực hiện nhiệm vụ đó không?"

Tính cho tới nay chúng tôi đã hỏi câu này với hàng trăm người ở vị trí quản lý - vốn vẫn luôn than phiền về việc họ không có đủ thời gian - và 99% nói rằng họ sẽ chấp nhận.

Trên thực tế, tất cả chúng ta đều có sẵn những giờ "cộng thêm" mà không cần phải vặn ngược kim đồng hồ. Tuy nhiên, đôi khi phải đợi đến khi có yêu cầu của cấp trên hoặc một cuộc khủng hoảng về khách hàng thì chúng ta mới có thể "tìm ra" chúng; và cũng có khi đó là một động lực cá nhân, chẳng hạn như sắp xếp công việc để chuẩn bị đi nghỉ dài ngày.

Nhưng tất cả chúng ta đều biết rằng có tồn tại những giờ "ẩn" đó, chỉ có điều là chúng thường bị "chôn vùi" trong những cuộc gặp gỡ vô bổ, những quá trình làm việc kém hiệu quả, những sự gián đoạn, những cách tiếp cận sai lầm, những thời gian bỏ phí cho việc hoàn thiện bản báo cáo PowerPoint, những hồ sơ đặt sai chỗ, cùng vô vàn các yếu tố gây lãng phí thời gian khác.

Có thể chúng ta cho rằng đó là "chuyện thường ngày ở huyện" vì chẳng có ai hoàn hảo cả - nhưng trong tiềm thức (và đôi khi là cả trong ý thức) của mình, chúng ta biết rằng những hoạt động kém hiệu quả đó có tác dụng tạo ra một bước đệm, đề phòng trường hợp chúng ta đột nhiên phải tăng tốc.

Nhưng có vẻ như phần lớn các nhà quản lý đều có nhiều "bước đệm" hơn thực tế sử dụng của họ - và thay vì "dự trữ" chúng để dùng trong một cuộc khủng hoảng hay một dịp đặc biệt nào đó, họ có thể bỏ ra một chút thời gian trong đó để khiến khối lượng công việc trở nên nhẹ nhàng hơn.

Nếu bạn cũng đang ở trạng thái như vậy, hãy làm theo hai gợi ý sau đây để "tóm cổ" một vài giờ "nhàn rỗi":

1. Phân tích nhanh về lịch làm việc. Hãy xem lại lịch làm việc của bạn vài tháng trước đây. Sau đó, đánh dấu những hoạt động hay cuộc gặp gỡ thực sự có ích, giúp bạn đạt được mục tiêu mà cá nhân hoặc công ty đã đề ra.

Tiếp theo, hãy nhìn vào những hoạt động còn lại. Hoạt động nào hoàn toàn không có tác động gì tới việc thực hiện các mục tiêu? Nếu bạn không bỏ thời gian làm việc đó, thì có gì khác biệt xảy ra hay không?

Hãy để ý tới những sự việc lặp đi lặp lại. Cuối cùng, hãy kiểm tra lịch trình làm việc của mình trong vài tháng tới để xác định xem có những buổi gặp hay hoạt động nào không cần thiết, có thể bỏ qua hoặc loại đi không.

2. Hỏi ý kiến người khác. Chúng ta thường không nhận biết được thời gian mình đã bỏ phí - tuy nhiên những người xung quanh lại thấy rất rõ.

Vì vậy, bước tiếp theo bạn cần làm là hỏi nhân viên cấp dưới hoặc đồng nghiệp của mình, nhờ họ chỉ ra những hoạt động bạn nên thực hiện bớt thường xuyên hơn, làm nhanh hơn, hoặc không cần thiết phải làm.

Ví dụ, một vị quản lý sau khi hỏi về vấn đề này đã được người khác cho biết rằng ông không cần phải tham dự vào các cuộc họp tuần do cấp dưới thực hiện nữa.

Chẳng ai trong chúng ta có thể "kiếm" thêm thời gian chỉ bằng một thao tác đơn giản là vặn ngược kim đồng hồ, chúng ta buộc phải tìm cách khác.

Bạn tìm thời gian thêm của mình bằng cách nào?

Tác giả Ron Ashkenas là đối tác quản lý của công ty Tư vấn Schaffer; ông cũng là đồng tác giả cuốn The GE Workout (Bài tập thể dục của General Electrics - Tạm dịch) và The boundaryless Organization (Tổ chức không biên giới - Tạm dịch). Cuốn sách mới nhất của ông có tên Simply Effective (Đơn giản mà hiệu quả - Tạm dịch).

Thủy Nguyệt dịch - Theo: Blogs.hbr.org
Nguồn: Diễn đàn VNR500