Đừng cố ôm đồm nhiều việc cùng lúc

Ôm đồm chỉ dẫn tới mất tập trung và thiếu hiệu quả trong công việc.

Cuối năm là thời điểm bận rộn đối với hầu hết mọi người. Chúng ta vừa phải gọi điện xác nhận các đơn đặt hàng quà tặng cho bạn bè, người thân, lại vừa tất bật hoàn thành những nhiệm vụ mà lẽ ra đã phải xong từ tháng 11.

Tuy ngập đầu trong một núi công việc như thế, song chúng ta lại cảm thấy như mình đang làm việc rất năng suất và hài lòng với khả năng "tung hứng" tài tình của mình. Nhưng trên thực tế, điều này lại chỉ khiến chúng ta kém hiệu quả hơn trong cả cuộc sống và công việc.

Dựa vào những kết quả mà ngành khoa học nhận thức thu được trong nửa thế kỷ qua và những nghiên cứu gần đây về khả năng kiêm nhiệm của con người, chúng ta biết rằng những người đa nhiệm thường làm được ít hơn và bỏ sót nhiều thông tin.

Sau khi bị phân tâm - chẳng hạn như xử lý một email - chúng ta thường phải mất 15 phút để quay trở lại tập trung vào nhiệm vụ chính. Hiệu quả làm việc có thể giảm tới 40%. Trí nhớ dài hạn bị ảnh hưởng, và khả năng sáng tạo - đây là một kỹ năng đòi hỏi chúng ta phải có trong đầu nhiều liên tưởng độc đáo - cũng giảm theo.

Não bộ chúng ta có đến hàng tỷ nơ-ron và hàng tỷ tỷ mối kết nối, song dường như chúng ta lại không có khả năng làm nhiều việc cùng một lúc. Điều đáng buồn là sự đa nhiệm không hề tồn tại - hay chí ít là nó tồn tại nhưng không giống những gì chúng ta vẫn tưởng tượng.

Thực ra là chúng ta hoán đổi các nhiệm vụ cho nhau. Chẳng hạn, khi ngồi nghe một bài phát biểu, cơ quan thị giác sẽ làm việc ít hơn; vì thế, khi bạn vừa tiếp chuyện khách hàng qua điện thoại vừa làm việc trên máy tính cùng một lúc, thì thực chất là bạn sẽ nghe được ít hơn những gì khách hàng nói.

Tại sao chúng ta lại cố thử làm nhiều việc một lúc?

Não bộ của chúng ta được "lập trình" để có thể phản ứng mạnh mẽ trước những thông điệp từ xã hội. Hiểu rõ về địa vị của mình rồi tìm cách nâng cao địa vị đó lên, và tăng cường nhận thức về cộng đồng của mình là những việc làm có ý nghĩa quan trọng đối với chúng ta.

Do đó, những thông tin giúp chúng ta thực hiện được điều đó thường được xử lý một cách tự động, cho dù chúng ta đang cố gắng tập trung vào vấn đề khác.

Những yếu tố gây phân tâm đến từ xa (vốn được công nghệ hỗ trợ một cách "nhiệt tình") thường không nhận thức được những nhiệm vụ mà chúng ta đang phải thực hiện. Những người gọi điện cho bạn ở nơi làm việc, gửi email, hay gửi tin nhắn cho bạn không biết rằng lúc này bạn đang bận bịu đến thế nào.

Các thông tin cập nhật trên các trang mạng xã hội hay hệ thống báo email mới nhận cũng vậy. Vì thế, mỗi cuộc liên lạc đều gây gián đoạn cho công việc của bạn.

Bên cạnh đó, bản thân chúng ta cũng muốn tiếp cận được với nhiều thông tin hơn bởi điều đó sẽ giúp chúng ta cảm thấy thoải mái. Con người thường muốn tìm kiếm những thông tin có thể khẳng định lại những gì họ vốn đã tin tưởng.

Càng có nhiều nguồn khẳng định, chúng ta càng thêm tự tin vào những lựa chọn của mình. Nhưng nhiều thông tin cũng khiến chúng ta cảm thấy không thoải mái, bởi một số thông tin có thể sẽ mâu thuẫn nhau. Vì thế, khi đó chúng ta lại tiếp tục lao vào cuộc tìm kiếm thêm những nguồn tin kiểm chứng khác.

Chúng ta giải quyết vấn đề này ra sao?

Không thể loại bỏ những yêu cầu thực hiện bằng công nghệ. Vậy bạn có thể làm gì để tránh tình trạng quá tải?

Thứ nhất, hãy cố gắng làm từng việc một. Nếu có thể, hãy kiên trì theo đuổi một nhiệm vụ cho tới khi bạn hoàn thành nó. Nếu sự chú ý bắt đầu giảm đi (thường là sau khoảng 18 phút), bạn có thể chuyển sang làm một việc khác, nhưng hãy ghi lại chỗ bạn dừng lại ở nhiệm vụ đầu tiên. Sau đó hãy tập trung hết mình cho nhiệm vụ thứ hai cho tới khi sự chú ý của bạn lại giảm đi.

Thứ hai, hãy biết khi nào thì nên "đóng cửa". Trước đây, chúng ta thường làm thế mỗi khi cần phải dồn sức làm việc gì đó. Ngày nay, việc ngưng sử dụng những thiết bị điện tử có lẽ còn quan trọng hơn nhiều nếu bạn muốn làm việc hiệu quả và sáng tạo. Hãy đề ra một thời gian và thể hiện cho mọi người biết rằng đó là lúc bạn sẽ tập trung làm việc.

Thứ ba, hãy nhớ rằng không phải tất cả các thông tin đều hữu ích. Hãy cân nhắc xem mình nên ngừng việc đang làm để xử lý cuộc liên lạc nào, và đâu là những thông tin mới cần tìm. Khi "lục lọi" trên Google, hãy tự hỏi xem bạn chỉ muốn tìm kiếm những thông tin giúp khẳng định lại những ý kiến mình đang có hay những thông tin đối ngược lại chúng.

Tương tự, bạn hãy phân biệt sự khác nhau giữa các mạng xã hội - vốn nhằm khẳng định lại rằng những lựa chọn của bạn là đúng đắn, vì thế mà nó khiến bạn cảm thấy thoải mái hơn - và các mạng tri thức - các mạng này lại thường đối lập với những lựa chọn của bạn, từ đó giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn hơn.

Tiến sĩ Paul Atchley là giảng viên khoa Tâm lý Nhận thức, trường Đại học Kansas.

Thủy Nguyệt dịch - Theo: blogs.hbr.org
Nguồn: Diễn đàn VNR500