7 bước tăng hiệu quả cuộc họp

Thời gian là vàng bạc. Vậy nên, tập họp nhiều người cùng ngồi lại là việc hao tốn tiền của nhất của doanh nghiệp. Nhưng, mọi công ty trên toàn thế giới đều phải họp hành. Vậy, vấn đề là tìm cách tối ưu hóa cuộc họp để đáng với cái giá thời gian ta bỏ ra.

1. Nhất định phải họp? Đặc biệt khi đó là cuộc họp định kỳ, thì càng phải đặt câu hỏi: Ý nghĩa của cuộc họp là gì? Nội dung tiến hành? Nếu mục tiêu là cập nhật hoạt động doanh nghiệp trong thời gian qua cho toàn thể nhân viên thì có thể sử dụng e-mail.

2. Xóa thói quen họp thứ Hai đầu tuần. Cuộc họp diễn ra theo kiểu “chẳng vì lý do gì, đầu tuần thì phải gặp nhau” chỉ mang tính hình thức chứ không đem lại hiệu quả thực tế.

3. Tổng kết cuối buổi họp. Cuối mỗi buổi họp, các thành viên dành 30 giây để lặp lại phần việc mình sẽ đảm nhận. Hiệu quả: tránh sót việc và nâng cao ý thức trách nhiệm.

4. Họp đứng. Mọi người tập họp trong phòng và cùng thảo luận với tư thế đứng. Khi ngồi họp, mọi người có khuynh hướng an nhàn, thư thả, nói đi nói lại một vài vấn đề theo kiểu tường thuật. Họp đứng giúp tăng tính tích cực, chủ động hành sự.

Courtney Holt, cựu lãnh đạo MTV và bây giờ là lãnh đạo MySpace Music, ngợi khen họp đứng: “Tôi cố gắng để mọi buổi họp, mà đặc biệt là những cuộc họp đột xuất là họp đứng. Hiệu quả mà tiết kiệm thời gian”. Những buổi họp đứng để bàn cách tháo gỡ vấn đề hoặc thảo luận dự án thường kéo dài dưới 10 phút.

5. Xác định mục tiêu họp. Doanh nhân Brittany Ancell khuyên mọi người nên bắt đầu buổi họp bằng câu hỏi: “Tại sao chúng ta cùng ngồi lại đây? Chúng ta muốn hoàn thành điều gì?”. Một trong những trách nhiệm quan trọng của người lãnh đạo là lập ra mục tiêu của buổi họp.

6. Nghỉ ngơi giữa họp. Ngày xưa, khi đi học, sau mỗi 45 phút thì có có 5 phút chuyển tiết. Đối với họp hành cũng nên như thế. Nếu họp nhiều lần với các phòng ban và những cấp lãnh đạo khác nhau, phải nghỉ giữa các cuộc họp. Nếu một cuộc họp dài quá 1 tiếng, phải nghỉ 5, 10 phút mỗi tiếng.

7. Chọn 3 giờ chiều thứ Ba. Theo khảo sát trực tuyến LifeHacker 100.000 người, thì thời gian thích hợp nhất là 3 giờ chiều thứ Ba. Dĩ nhiên, chưa có kiểm chứng khoa học, nhưng đây là gợi ý doanh nghiệp có thể cân nhắc.

Bách Hợp dịch - Theo: Entrepreneur

Nguồn: Doanh nhân Sài Gòn